Настраиваем систему электронного документооборота в пару кликов

Диадок — это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести документооборот через Диадок, нужен сертификат электронной подписи. Подойдет тот, которым вы подписываете отчетность для ФНС. Подробнее

Электронные документы — это файлы. Электронный документооборот (ЭДО) — обмен файлами через интернет. Юридическую значимость им придает электронная подпись. ФНС и суды принимают их  в качестве оригиналов.

Сегодня в сервисе зарегистрировано более 1 500 000 компаний. Среди них вы наверняка найдете многих своих контрагентов и оперативно настроите с ними электронный документооборот. Вы помните, как когда-то освоили электронную почту? Также легко вам будет с Диадоком.

Перевести в электронный вид можно любой документ: счет-фактуру, акт, ТОРГ-12, договор и другие. Вы увидите, как в офисе становится все меньше бумаги, а затраты на канцтовары, почту и курьеров сокращаются.

Разработчик Диадока — АО «ПФ «СКБ Контур», оператор ЭДО, аккредитованный ФНС, паспорт № 1828.

СвернутьПодключиться к ДиадокуЗадать вопрос по интеграции

Что дают электронные документы

Если вы финансовый директор

  • Сократите расходы на бумагу до 80%. Да! Отправка четырех электронных документов через Диадок = 23Печать комплекта из  четырех документов — 6, доставка почтой — от 40, итого в сумме = 46 без учета услуг курьерской службы и заправки картриджей для принтера»>Это возможно?
  • Ускорьте оплату услуг: чем раньше подписаны документы, тем быстрее оплата
  • Согласовывайте документы электронной подписью с телефона
  • В любой момент знайте, на какой стадии цикл документооборота
  • Храните документы на серверах СКБ Контур — это безопасно и бесплатно

Если вы бухгалтер

  • Отправляйте и получайте оригиналы документов за несколько секунд
  • В любой момент проверяйте статус документов
  • Массово подписывайте документы «в один клик»
  • Получайте вычет по НДС по итогам периода, в котором совершена сделка
  • Представляйте документы в ФНС легко и удобно
  • Забудьте о распечатке и ручной подписи документов

<svg><foreignobject></svg>  Все возможности Диадока

Почему именно Диадок

icon-why__lock.png Подключиться к системе просто и быстроВойти&nbspв&nbspДиадок по&nbspсертификату&nbspКЭП и&nbspначать получать документы можно прямо сейчас. Входящие документы бесплатны. Для&nbspэтого не&nbspнужно ехать в&nbspофис СКБ Контур и&nbspподписывать бумажный договор, достаточно принять условия Лицензионного&nbspдоговора в&nbspсистеме. «>Как это?icon-why__rouming.png Возможность обмениваться документами в роумингеРоуминг позволяет обмениваться документами с пользователями систем ЭДО других операторов.»>Расскажите подробнее! Диадок легко настроить под свои бизнес-процессыИнтересно…

  • <spa src=»https://www.diadoc.ru/Files/Modules/Feedback/Yanina-Zoya-kia-logo.png»>

Зоя ЯнинаГлавный бухгалтер Kia Motors RUS Сейчас корпоративные клиенты МегаФона могут не только выбрать удобные и экономичные тарифные планы, и воспользоваться самым быстрым мобильным интернетом, но и благодаря сервису Диадок бесплатно и максимально оперативно получать закрывающие документы без очередей и потери времени. Работа с электронными документами значительно экономит время наших клиентов и сотрудников Инна Смирновадиректор по развитию корпоративного бизнеса «МегаФон» на Урале</li> Очевидными преимуществами ЭДО являются: сокращение затрат на обмен документами и увеличение скорости этого процесса, благодаря которой существенно возрастает производительность труда и эффективность работы в целом, а также — прозрачность, наглядность и доступность в любой момент всей истории документооборота с конкретным клиентом Валерий БеленькийЗаместитель директора филиала «Сибирь» ОАО «Ростелеком»</li>

Немного истории и теории

Ещё в 1960-е организации в США и Европе начали обмениваться электронными данными. Но электронным документооборотом пользовалось всего лишь несколько крупных компаний, которые могли себе это позволить. Ведь единых стандартов электронного обмена документами не было. Пока в конце 1970-х не заговорили об электронной подписи.

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.Статья 2 Федерального закона «Об электронной подписи»

Проще говоря, это реквизит электронного документа, позволяющий проверить его подлинность (авторство), аутентичность и целостность.

Криптографический алгоритм для создания примитивных цифровых подписей был разработан в 1977 году. А спустя семь лет утвердили единый общеевропейский стандарт обмена данными EANCOM (EDI).

В 1990-х во многих европейских странах были приняты специальные законы об электронных документах и юридически значимый документооборот стал осуществляться в электронной форме. В России такой закон приняли в 2011 году.

Электронный документооборот

Всё больше компаний автоматизируют внутренние бизнес-процессы, внедряют информационные системы и хранят данные в облаке. На смену бумажным договорам и актам приходят электронные документы. Закон времени.

И если с внутренней оптимизацией большинство компаний справляются более-менее успешно, то электронный документооборот с контрагентами часто откровенно хромает.

Электронный документооборот (ЭДО) — это юридически значимый документооборот в электронном виде между юридическими и/или физическими лицами.

Типичная ситуация: бухгалтер составляет в своей учётной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет его с курьером контрагенту. Через несколько дней бухгалтер фирмы-партнёра получает и сканирует этот документ, а затем вручную делает проводку в своей учётной системе. При этом обе стороны должны хранить бумажные версии акта.

Электронный документооборот в разы упрощает и ускоряет этот процесс.

Плюсы ЭДО

  1. Не нужно платить зарплату курьеру или оплачивать почтовые услуги.
  2. Работать с электронными документами быстрее и удобнее, а риск, что они потеряются по пути, равен нулю.
  3. Не нужно хранить тонны бумаг в офисе.
  4. Все документы находятся на расстоянии клика, получить доступ к любому из них можно везде, где есть интернет.

Как настроить ЭДО

Существует два основных способа обмена электронными документами: напрямую и через посредника.

В первом случае компании должны заключить между собой соглашение, где будет детально описан порядок и условия обмена, либо каждый из контрагентов должен обладать квалифицированной электронной подписью. Для её получения необходимо обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи России.

Однако даже при наличии квалифицированной электронной подписи далеко не все документы можно пересылать напрямую, например по email. Согласно действующему законодательству, счета-фактуры могут быть направлены в электронном виде только в утверждённом Федеральной налоговой службой формате XML.

Поэтому гораздо удобнее настроить электронный документооборот через посредника. Компания «МегаФон» разработала веб-интерфейс для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими и другими документами между юридическими лицами. С его помощью ваш бухгалтер, менеджер или секретарь сможет оперативно заключить контракт с новым партнёром, выставить счёт поставщику или принять смету от подрядчика.

При этом все документы будут систематизированы и надёжно сохранены в личном кабинете компании.

Для использования ЭДО вам необходимо иметь квалифицированную электронную подпись.

В личном кабинете портала «Электронный документооборот» от «МегаФона» можно создавать новые документы (без подписи и отправки) и выгружать их на рабочий компьютер.

Там же можно запрашивать отчётные документы на связь: счета, счета-фактуры и акты. Документы, полученные таким способом, являются юридически значимыми и не требуют распечатки или дублирования на бумажных носителях.

Даже договор об оказании услуг мобильной связи с «МегаФоном» можно заключить дистанционно. Корпоративным клиентам, у которых есть электронная подпись, не обязательно тратить время на посещение офиса компании. Всё можно сделать через личный кабинет. Быстро, а главное, абсолютно бесплатно.

Ещё один плюс электронного документооборота от «МегаФона» в том, что он легко интегрируется с 1С. Если вы работаете с этой системой учёта, то сможете загружать документы на портал прямо из 1С.

Чтобы начать пользоваться услугой «Электронный документооборот», нужно:

  1. Зарегистрироваться на соответствующем портале.
  2. Подключить к системе действующую электронную подпись.
  3. Заполнить заявление на присоединение к Регламенту системы электронного документооборота.

Первые 14 дней вы сможете пользоваться базовым пакетом «Промо». Он предусматривает бесплатную отправку до двух тысяч формализованных и до тысячи неформализованных документов. Две недели — достаточный срок, чтобы ощутить все плюсы электронного документооборота. После этого вы сможете выбрать тарифный план, исходя из своих бизнес-целей.

Сервис «Электронный документооборот» экономит средства и время на оформление сделок и обмен документами. Преимущества услуги в полной мере оценят агенты, дистрибьюторы, франчайзи, организации с филиальной структурой, а также компании, планирующие повысить эффективность обмена документами как внутри организации, так и при работе с партнёрами. Чем быстрее бизнес-процессы, тем больше прибыль. Согласитесь, глупо пройти мимо такого решения.

Начать пользоваться бесплатно

ЦРПТ сообщил о запуске бесплатной системы электронного документооборота «ЭДО Лайт», которая предназначена в первую очередь для удовлетворения потребностей малых предприятий.

Доступ к документообороту «ЭДО Лайт» находится прямо в личном кабинете участника системы маркировки. Функционал «ЭДО Лайт» позволяет обмениваться отгрузочными документами (УПД) между продавцами и покупателями — участниками оборота маркированных товаров, а также передавать информацию о продаже в систему маркировки «Честный знак». Иными словами «ЭДО Лайт» может применяться только для работы с маркированными товарами.

Если предприятие уже пользуется другой системой электронного документооборота, то может пользоваться своей системой и далее при условии, что провайдер документооборота произвел подключение к системе «Честный знак».

Узнайте, насколько хорошо вы подготовились к маркировке

Используемые источники:

  • https://www.diadoc.ru/
  • https://lifehacker.ru/elektronnyj-dokumentooborot/
  • https://www.pos-shop.ru/news/edo-layt-chestnogo-znaka/

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий